Privacy Policy

This Privacy Policy describes how the Research Park Housekeeping internal workforce operations platform handles information for authorized hotel personnel and approved contract workers.

1. Information used for Google sign-in

The application uses Google OAuth/OpenID Connect to confirm identity. The application may receive basic Google account information such as your name, email address, profile information, and a stable Google account identifier. It does not request access to your Gmail messages, Google Drive files, contacts, or calendar through this login process.

2. Operational information

Depending on your role, the platform may store or process work-related information such as schedules, availability, room assignments, service activity, productivity records, backup time entries, reminders, chat messages, training/manual preferences, language settings, contract-labor information, and manager approvals.

3. How information is used

To authenticate authorized users and enforce role-based permissions.
To prepare and publish housekeeping schedules and assignments.
To support operational communication, reporting, training, and workforce planning.
To maintain audit, security, and administrative records.
To provide AI-assisted scheduling, extraction, forecasting, translation, or assignment recommendations when those features are enabled.

4. Google user data

Google sign-in information is used only to identify the user, link the user to an approved internal profile, manage access permissions, and secure the application. Google user data is not sold and is not used for advertising.

5. AI-assisted features

When authorized managers use AI features, limited operational information required to complete the requested task may be sent to Google Gemini services. Administrators and users should avoid entering unnecessary sensitive personal information into AI instructions or free-text fields.

6. Storage and access

Application data is maintained within the hotel's configured Google-based application environment and is accessible according to role permissions. Access is intended only for approved internal users and approved contract personnel.

7. Backup timekeeping

The platform's backup time feature is an operational backup and is not represented as the hotel's official payroll or timekeeping system. Official payroll/time records remain governed by the employer's designated systems and policies.

8. Retention and removal

Authorized administrators may deactivate user access and manage operational records according to hotel policy, legal requirements, and business needs. Some audit or historical records may be retained where appropriate for security, accountability, or operational history.

9. Security

The platform uses Google authentication and internal role-based controls. Users are responsible for protecting their Google accounts and must not share access with unauthorized persons.

10. Contact

Questions about this policy may be sent to privacy@researchparkhousekeeping.com.

11. Updates

This policy may be updated as the platform, hotel procedures, or applicable requirements change. The current version will be published at this URL.

Esta Política de Privacidad describe cómo la plataforma interna de operaciones de Housekeeping de Research Park maneja información de personal autorizado del hotel y trabajadores contratados aprobados.

1. Información usada para iniciar sesión con Google

La aplicación usa Google OAuth/OpenID Connect para confirmar la identidad. Puede recibir información básica de la cuenta de Google, como nombre, correo electrónico, información de perfil y un identificador estable de la cuenta. No solicita acceso a mensajes de Gmail, archivos de Google Drive, contactos ni calendario mediante este inicio de sesión.

2. Información operativa

Según el rol, la plataforma puede almacenar o procesar información laboral como horarios, disponibilidad, asignaciones de habitaciones, actividad de servicio, productividad, registros de tiempo de respaldo, recordatorios, mensajes, preferencias de manuales, idioma, información de personal contratado y aprobaciones de gerencia.

3. Cómo se usa la información

Autenticar usuarios autorizados y aplicar permisos por rol.
Preparar y publicar horarios y asignaciones de Housekeeping.
Apoyar comunicación operativa, reportes, capacitación y planificación.
Mantener registros de auditoría, seguridad y administración.
Proporcionar funciones de IA para horarios, extracción, pronósticos, traducción o recomendaciones cuando estén habilitadas.

4. Datos de usuario de Google

La información de inicio de sesión de Google se usa únicamente para identificar al usuario, vincularlo con un perfil interno aprobado, administrar permisos y proteger la aplicación. Los datos de Google no se venden ni se usan para publicidad.

5. Funciones asistidas por IA

Cuando gerentes autorizados usan funciones de IA, información operativa limitada necesaria para completar la tarea puede enviarse a servicios de Google Gemini. Los usuarios deben evitar incluir información personal sensible innecesaria en instrucciones o campos de texto libre.

6. Almacenamiento y acceso

Los datos se mantienen dentro del entorno de aplicación basado en Google configurado para el hotel y son accesibles según los permisos del rol. El acceso está destinado solo a usuarios internos aprobados y personal contratado aprobado.

7. Registro de tiempo de respaldo

La función de tiempo de respaldo es solo una herramienta operativa y no sustituye el sistema oficial de nómina o control de tiempo del hotel.

8. Retención y eliminación

Los administradores autorizados pueden desactivar accesos y administrar registros según políticas del hotel, requisitos legales y necesidades operativas. Ciertos registros históricos o de auditoría pueden conservarse cuando sea apropiado.

9. Seguridad

La plataforma utiliza autenticación de Google y controles internos por rol. Los usuarios deben proteger sus cuentas de Google y no compartir el acceso con personas no autorizadas.

10. Contacto

Preguntas sobre esta política pueden enviarse a privacy@researchparkhousekeeping.com.

11. Actualizaciones

Esta política puede actualizarse cuando cambien la plataforma, los procedimientos o los requisitos aplicables. La versión actual estará publicada en esta URL.

Política de privacidad